Arşiv Yeri Şablon Tanımlama
Kurumsal arşiv yapısında kullanılacak alanların tanımlandığı ekrandır. Kullanıcı, “Arşiv Yeri Adı”, “Türü” ve “Zorunluluk Durumu” bilgilerini belirleyerek arşiv şablonlarını oluşturur.
E-Arşiv
Fiziksel ve dijital tüm belgelerinizi güvenli, aranabilir ve standart bir dijital arşivde yöneten kurumsal çözüm.
Arşiv Yapısı
Fiziksel ve dijital belgelerin sınıflandırılması, envanterlenmesi ve güvenli saklanmasını sağlar.
Format Desteği
PDF, TIFF, JPEG, DOCX, XLSX ve XML dahil tüm yaygın dosya formatlarını destekler.
Detaylı Raporlar
Taranan, indekslenen, kontrol edilen ve teslim alınan belgeler işlem bazında raporlanabilir.
Entegrasyon Uyumu
EBYS, ERP, KBS, TAKBİS, MERNİS ve e-imza servisleriyle entegre çalışır.
Mevzuata Uygunluk
5070 Sayılı Elektronik İmza Kanunu ve arşiv yönetmeliklerine tam uyumluluk sağlar.
E-Arşiv, kurumların fiziksel ve dijital arşiv süreçlerini tek bir platformda bütünleştiren, belge yönetimi, tarama, indeksleme, kontrol, teslim ve raporlama adımlarını uçtan uca dijitalleştiren kurumsal bir çözümdür.
Web tabanlı mimarisi sayesinde, arşiv personeli ve yöneticiler tüm arşiv süreçlerini anlık olarak takip edebilir, belge erişimi ve onay işlemlerini kullanıcı bazlı yetkilendirme ile güvenli biçimde yönetebilir.
E-Arşiv, kurumların belge yaşam döngüsünü düzenleyerek bilgiye erişim hızını artırır, veri kaybı riskini ortadan kaldırır ve arşiv alanındaki manuel iş yükünü büyük oranda azaltır.
İndeks Şablon Tanımlama
Farklı evrak türleri için indeks alanlarının belirlendiği yönetim ekranıdır. Tanımlanan indeksler, belgelerin arama ve filtreleme işlemlerinde referans alanı olarak kullanılır.
Arşiv Yeri Tanımlama
Kurumsal arşiv yapısında yer alacak belge depolama noktalarının tanımlandığı ekrandır. Kayıtlı veriler tablo halinde listelenir, düzenleme veya silme işlemleri kolayca yapılabilir.
Üst Birim Tanımlama
Kurum organizasyon yapısındaki ana birimlerin tanımlandığı ekrandır. Tanımlanan birimler aktif/pasif durumlarına göre yönetilir ve alt birimlerle hiyerarşik ilişki kurulmasını sağlar.
Alt Birim Tanımlama
Üst birimlere bağlı alt birimlerin tanımlandığı ekrandır. Oluşturulan alt birimler tablo halinde listelenir ve kurum içi hiyerarşinin dijital ortamda düzenli tutulmasını sağlar.
Veri Kataloğu Tanımlama
Alt birimlere ait veri kataloglarının oluşturulduğu ekrandır. Tanımlanan kataloglar, veri türlerinin ve içeriklerinin sistematik biçimde yönetilmesini sağlar.
Evrak Tipi Tanımlama
Veri kataloğuna bağlı olarak evrak türlerinin tanımlandığı ekrandır. Belgeler türlerine göre sınıflandırılır, arama ve indeksleme süreçleri kolaylaştırılır.
Barkod Kod Listesi Tanımlama
Evrak ve birimlere özel barkod kodlarının tanımlandığı ekrandır. Tanımlanan barkodlar sistemde belge takibini hızlandırır ve süreçlerin dijital izlenebilirliğini sağlar.
Index Alanı Oluşturma
Yüklenen belgelerin indekslenerek arşiv sistemine aktarılmasını sağlayan ekrandır. Bu işlem sayesinde belgeler arşiv yapısına uygun şekilde sınıflandırılır ve aranabilir hale getirilir.
Pafta Dönüşümü
Tarama sonrası sisteme yüklenen TIFF formatındaki paftaların koordinatlı hale getirilmesini sağlar. Bu işlem paftanın coğrafi referanslı hale getirilmesine olanak tanır.
Kontrol İşlemleri
Tarama ve indeksleme sonrası belgelerin doğruluk kontrolünün yapıldığı ekrandır. Belgeler Kontrol Bekleyen, Onaylanan ve Red Edilen statülerinde listelenir.
Evrak Teslim
Evrak veya klasörlerin teslim, iade ve imha süreçlerinin kaydedildiği ekrandır. Durumlar renkli etiketlerle gösterilir.
Tarama
Fiziksel belgelerin dijital ortama aktarılmasını sağlayan ekrandır. Sistem dosya adı, uzantı, yükleme tarihi ve yükleyen kullanıcı bilgilerini listeler.